Politique de lutte contre la fraude et la corruption

1. Objet et tolérance zéro

Axiom Santé travaille avec des fonds publics et des fonds de solidarité destinés à améliorer la santé des populations. Chaque dollar détourné est un service de santé en moins. Le cabinet applique donc une politique de tolérance zéro : aucune forme de fraude, de corruption, de collusion, de coercition ou d'obstruction n'est acceptée, quel qu'en soit le montant, le bénéficiaire ou la justification invoquée (usage local, urgence, pression d'un tiers).

Cette politique s'inspire de la Convention des Nations unies contre la corruption (CNUCC, 2003), à laquelle la République démocratique du Congo a adhéré le 23 septembre 2010, des Directives de la Banque mondiale pour la prévention et la lutte contre la fraude et la corruption (« Anti-Corruption Guidelines »), du Cadre uniforme de prévention et de lutte contre la fraude et la corruption adopté en 2006 par les banques multilatérales de développement, et du Code de conduite des fournisseurs des Nations unies. Elle complète la politique d'éthique.

2. Champ d'application

La politique s'applique à toute personne agissant pour Axiom Santé ou en son nom : la Direction, le personnel permanent, les experts associés, les consultants, les enquêteurs, superviseurs et chauffeurs, ainsi que les sous-traitants et fournisseurs dans le cadre des prestations qu'ils réalisent pour le cabinet. Elle couvre toutes les étapes d'une mission : préparation des offres, négociation, exécution, paiements sur le terrain, rapportage et clôture. Les obligations qu'elle contient sont reprises dans les contrats et lettres de mission ; leur violation constitue un manquement grave.

3. Pratiques passibles de sanctions

Axiom Santé retient les définitions harmonisées des banques multilatérales de développement, également reprises, comme « pratiques proscrites », par les règles d'achat des Nations unies :

Pratique	Définition
Corruption	Offrir, donner, recevoir ou solliciter, directement ou indirectement, un quelconque avantage en vue d'influencer indûment l'action d'une autre partie.
Fraude	Tout acte ou omission, y compris une fausse déclaration, qui, sciemment ou par imprudence, induit ou tente d'induire une partie en erreur afin d'obtenir un avantage financier ou autre, ou de se soustraire à une obligation.
Collusion	Tout arrangement entre deux parties ou plus visant un objectif illégitime, notamment influencer indûment l'action d'une autre partie.
Coercition	Porter atteinte ou menacer de porter atteinte, directement ou indirectement, à une partie ou à ses biens en vue d'influencer indûment son action.
Obstruction	Détruire, falsifier, altérer ou dissimuler des éléments de preuve, faire de fausses déclarations aux enquêteurs, menacer ou intimider une personne pour l'empêcher de témoigner, ou entraver l'exercice des droits d'inspection et d'audit d'un bailleur.

Exemples concrets dans nos métiers : facturer des journées d'enquête non réalisées, gonfler le nombre de participants à un atelier, inventer ou recopier des questionnaires, fournir de faux reçus de carburant, verser une commission pour obtenir une autorisation de collecte, ou s'entendre avec un autre soumissionnaire sur les prix.

4. Conflits d'intérêts, blanchiment et sanctions

Conflits d'intérêts. Toute personne impliquée dans la sélection d'un expert, d'un sous-traitant ou d'un fournisseur déclare par écrit tout lien familial, financier ou professionnel avec un candidat et se retire de la décision. Axiom Santé ne participe pas à un appel d'offres dont il aurait rédigé les termes de référence ou dont il aurait reçu des informations non communiquées aux autres candidats, et signale au client tout conflit d'intérêts réel ou apparent dès qu'il en a connaissance.

Blanchiment et financement du terrorisme. Le cabinet n'accepte aucun paiement dont l'origine ne peut être identifiée et ne reçoit ni n'effectue de paiement au profit d'un tiers non partie au contrat. Avant toute contractualisation, chaque sous-traitant, fournisseur et expert associé est vérifié contre :

• la Liste récapitulative des sanctions du Conseil de sécurité des Nations unies ;
• la liste des entreprises et personnes exclues par la Banque mondiale (« Listing of Ineligible Firms and Individuals ») ;
• toute autre liste d'exclusion exigée par le contrat (par exemple celles de l'Union européenne ou du bailleur concerné).

La vérification est datée, archivée dans le dossier du marché et renouvelée à chaque nouveau contrat. Un résultat positif entraîne l'arrêt immédiat de la relation et l'information du client.

Respect des sanctions. Axiom Santé ne met aucun fonds ni service à la disposition d'une personne ou entité visée par des sanctions applicables, et respecte les clauses de sanctions de chaque contrat.

5. Cadeaux, hospitalité et per diem

• Seuls les cadeaux et marques d'hospitalité de valeur modeste, occasionnels et sans lien avec une décision en cours peuvent être acceptés ou offerts, dans la limite de 25 USD par occasion.
• Tout cadeau ou invitation d'une valeur supérieure à 25 USD est refusé ou, si le refus est impossible sans offense, remis à la Direction. Tout cadeau, accepté ou refusé, au-delà de ce seuil est inscrit au registre des cadeaux et de l'hospitalité tenu par la Direction.
• Aucun cadeau ni aucune invitation, quelle que soit sa valeur, n'est offert à un agent public : le droit congolais ne prévoit aucun seuil de tolérance en matière de corruption.
• Aucun cadeau, quelle que soit sa valeur, n'est offert à un membre d'un comité d'évaluation ou au personnel d'un client lorsqu'une décision le concernant est en cours ou prévisible (attribution, autorisation, validation de livrable, paiement).
• Les espèces et équivalents (cartes prépayées, crédit téléphonique en montant significatif) sont interdits comme cadeaux.
• Les per diem et frais de transport versés aux participants, y compris aux agents publics, suivent les barèmes du contrat ou du bailleur, sont payés sur liste de présence signée et ne sont jamais utilisés pour obtenir une faveur.

Paiements de facilitation interdits. Axiom Santé ne verse aucun paiement, même minime, destiné à accélérer ou obtenir une formalité courante (autorisation, visa, passage d'un contrôle). Seuls les frais officiels, payés contre reçu officiel, sont admis. Une personne menacée dans sa sécurité peut céder à une exigence : elle le signale alors sans délai à la Direction, qui l'enregistre.

6. Intégrité des marchés et concurrence loyale

• Pas d'entente avec d'autres soumissionnaires sur les prix, la répartition des marchés ou la décision de soumettre ou non.
• Pas d'utilisation d'informations confidentielles obtenues d'un client, d'un agent public ou d'un concurrent.
• Pas de contact avec les membres d'un comité d'évaluation en dehors des canaux prévus par l'appel d'offres.
• Des CV, références et attestations exacts : Axiom Santé ne présente jamais un expert sans son accord écrit, ne surestime ni ses diplômes, ni son expérience, ni sa disponibilité, et n'inclut pas une référence qu'il ne peut documenter.
• Tout remplacement d'un expert clé après attribution est soumis à l'accord préalable du client.
• Les commissions versées à des agents ou intermédiaires sont interdites, sauf déclaration au client lorsque ses règles l'exigent ou l'autorisent.

7. Contrôles financiers

Les contrôles sont proportionnés à la taille du cabinet, sans être allégés sur l'essentiel :

• Double validation. Tout paiement est préparé par une personne et approuvé par une autre ; nul n'approuve un paiement dont il est bénéficiaire.
• Pièces justificatives. Aucun paiement sans facture, contrat ou bon de commande, et preuve de service fait.
• Paiements sur le terrain. Les enquêteurs, superviseurs et participants sont payés de préférence par virement bancaire ou par mobile money, avec rapprochement entre la liste nominative, les numéros et les relevés de transaction. Les espèces ne sont utilisées que lorsque ces moyens sont indisponibles, dans la limite d'un plafond d'avance fixé par écrit par la Direction pour chaque mission, contre émargement nominatif et copie de pièce d'identité lorsque les règles de protection des données le permettent.
• Avances. Toute avance de terrain est justifiée dans un délai fixé à l'avance ; une nouvelle avance n'est pas accordée tant que la précédente n'est pas soldée.
• Rapprochements. Les comptes bancaires et de mobile money sont rapprochés chaque mois.

8. Livres, registres et droits d'audit

Axiom Santé tient des livres et registres exacts et complets qui reflètent fidèlement chaque opération. Aucune écriture fictive, aucun compte hors livres, aucune pièce antidatée ou modifiée n'est tolérée. Les pièces comptables et justificatives sont conservées pendant dix ans, conformément à l'Acte uniforme OHADA relatif au droit comptable et à l'information financière (article 24) ; les pièces relatives à chaque contrat sont conservées au moins dix ans après sa clôture, ou plus longtemps si le contrat l'exige.

Le cabinet accorde aux clients et bailleurs, ainsi qu'aux auditeurs et enquêteurs qu'ils désignent, l'accès à ses comptes, registres et documents relatifs à leurs fonds, et le droit de les inspecter et de les faire auditer. Il impose la même obligation à ses sous-traitants.

9. Alerte et protection contre les représailles

Toute personne visée à la section 2 qui a connaissance ou soupçonne raisonnablement une pratique contraire à cette politique doit la signaler sans délai. Les clients, partenaires, participants et membres des communautés peuvent également le faire. Le signalement peut être anonyme.

Axiom Santé interdit toute mesure de représailles (licenciement, non-renouvellement, retenue de paiement, intimidation) contre une personne ayant signalé de bonne foi, même si les faits ne sont pas confirmés. Les représailles sont elles-mêmes une faute grave. L'identité de l'auteur du signalement est protégée et n'est communiquée qu'avec son accord ou sur obligation légale. Un signalement sciemment faux peut entraîner des sanctions.

10. Enquête, information des clients, sanctions et recouvrement

1. La Direction accuse réception de tout signalement dans un délai de cinq jours ouvrables, lorsque l'auteur est identifiable.
2. Elle conduit une vérification confidentielle, ou la confie à une personne indépendante des faits ; les éléments de preuve sont préservés.
3. Lorsque des fonds d'un client ou d'un bailleur sont ou pourraient être concernés, Axiom Santé l'en informe promptement, conformément aux délais du contrat, et coopère pleinement à toute enquête qu'il mène.
4. Les faits avérés entraînent des sanctions proportionnées : avertissement, suspension, résiliation du contrat, exclusion des missions futures, et saisine des autorités compétentes le cas échéant.
5. Les sommes indûment versées ou détournées sont recouvrées auprès des personnes responsables ; Axiom Santé rembourse au client ou bailleur les fonds affectés.

11. Responsabilités et révision

La Direction adopte la politique, tient le registre des cadeaux et les vérifications de listes d'exclusion, approuve les paiements, traite les signalements et rend compte aux clients. Le personnel permanent applique les contrôles financiers et vérifie la conformité des offres. Les experts, enquêteurs et sous-traitants signent un engagement de respect de la politique avant le début de toute mission et reçoivent une séance d'information lors de leur formation initiale. La politique est revue chaque année, et plus tôt après un incident, une évolution des exigences des bailleurs ou une recommandation d'audit. Voir aussi la politique PSEA et la politique de qualité des données.

12. Signalement et contact

Les signalements sont adressés à info@axiomsante.org avec l'objet « CONFIDENTIEL : Signalement ». Ces messages sont traités uniquement par la Direction. Il est possible de signaler de manière anonyme. Indiquez autant que possible les faits, les dates, les lieux, les personnes concernées et la mission en cause. Le signalement à Axiom Santé ne prive personne du droit de s'adresser directement au client, au bailleur concerné ou aux autorités compétentes.