Politique d'assurance qualité et de protection des données

1. Objet et champ d'application

Les commanditaires d'Axiom Santé décident à partir de ses données et analyses ; les répondants lui confient leurs informations. Les deux doivent pouvoir lui faire confiance. La présente politique traite ces deux exigences : la partie A (sections 2 à 4) porte sur l'assurance qualité, la partie B (sections 5 à 10) sur la protection des données.

Elle s'applique à toutes les missions d'Axiom Santé et à toute personne qui y contribue : équipe permanente, experts associés, enquêteurs, superviseurs et sous-traitants. Elle complète la politique d'éthique de la recherche et de l'évaluation. En cas de divergence avec les termes d'un contrat, la disposition la plus protectrice s'applique.

2. Principes de qualité

• Rigueur : des méthodes adaptées aux questions posées, explicites et justifiées.
• Transparence : les sources, les hypothèses, les limites et les écarts par rapport au protocole sont documentés dans les livrables.
• Reproductibilité : tout résultat chiffré peut être retrouvé à partir des données et du code d'analyse.
• Indépendance : les constats reflètent les données, y compris lorsqu'ils sont défavorables au commanditaire ou à un partenaire.
• Utilité : des livrables lisibles, remis dans les délais, avec des recommandations réalistes et hiérarchisées.
• Amélioration continue : chaque mission fait l'objet d'un retour d'expérience.

3. La qualité à chaque étape de la mission

1. Cadrage. Toute évaluation ou étude débute par un rapport de démarrage comprenant une matrice d'évaluation qui relie chaque question à des critères de jugement, des indicateurs, des sources et des méthodes. Le rapport est validé par le commanditaire avant la collecte.
2. Conception et pré-test des outils. Les questionnaires et guides sont traduits dans les langues locales nécessaires, contrôlés par rétrotraduction pour les notions sensibles et pré-testés auprès d'une population comparable. Les formulaires numériques intègrent des contrôles de cohérence, des plages de valeurs et des sauts automatiques.
3. Formation et certification des enquêteurs. Les enquêteurs suivent une formation comprenant les objectifs de l'étude, l'éthique, le consentement, la protection des données et des exercices pratiques. Seuls ceux qui réussissent l'évaluation finale (test écrit et entretien observé) sont déployés.
4. Contrôle de la qualité en temps réel. Pendant la collecte, Axiom Santé applique :
   • des contrôles à haute fréquence, quotidiens, sur les doublons, les valeurs manquantes ou aberrantes, la durée des entretiens et la productivité par enquêteur ;
   • des contre-enquêtes (back-checks) sur un échantillon aléatoire d'entretiens, par visite ou par téléphone, avec un questionnaire court portant sur des variables stables ;
   • des audits des coordonnées GPS et des horodatages pour vérifier le lieu, la date et la durée de chaque entretien.
   Les anomalies sont tracées dans un journal, corrigées avec l'enquêteur concerné et, si nécessaire, conduisent à refaire les entretiens ou à retirer un enquêteur.
5. Analyse reproductible. Le nettoyage et l'analyse sont réalisés au moyen de scripts commentés (par exemple R, Stata ou Python), conservés sous contrôle de version. Les données brutes ne sont jamais modifiées : chaque transformation est inscrite dans le code.
6. Revue par les pairs. Tout livrable majeur (rapport de démarrage, rapport provisoire et rapport final) est relu, avant envoi, par un expert senior qui n'a pas participé à sa production. Ses commentaires et les réponses de l'équipe sont consignés.
7. Retour du commanditaire et actions correctives. Les commentaires du commanditaire sont traités dans une matrice de réponse indiquant, pour chacun, la suite donnée. À la clôture, un retour sur la satisfaction est sollicité ; les insuffisances relevées donnent lieu à des actions correctives suivies par la Direction.

4. Normes d'évaluation et composition des équipes

Les évaluations d'Axiom Santé s'appuient sur les critères du Comité d'aide au développement de l'OCDE (pertinence, cohérence, efficacité, efficience, impact et durabilité), tels que révisés en 2019, ainsi que sur les Normes de qualité pour l'évaluation du développement du CAD (2010). Elles se conforment aux Normes et règles d'évaluation du Groupe des Nations unies pour l'évaluation (UNEG, 2016), notamment en matière d'indépendance, d'impartialité, de crédibilité et d'utilité.

La qualité dépend aussi des personnes. Avant toute proposition ou mission, Axiom Santé vérifie les CV des experts proposés : diplômes, expériences déclarées (par contact de références) et disponibilité effective. Elle n'inclut aucun expert sans son accord écrit et ne remplace un expert clé qu'avec l'accord du commanditaire, par un profil au moins équivalent. Chaque expert déclare tout conflit d'intérêts conformément à la politique anticorruption.

5. Principes de protection des données

Axiom Santé traite les données personnelles conformément aux standards internationalement reconnus, en particulier les Principes relatifs à la protection des données personnelles et de la vie privée adoptés par le système des Nations unies en 2018, et au droit congolais applicable, notamment l'Ordonnance-loi n° 23/010 du 13 mars 2023 portant Code du numérique, qui comporte des dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel. Lorsqu'une mission se déroule dans un autre pays, le droit de ce pays et les règles du commanditaire s'appliquent en sus.

• Licéité et loyauté : chaque traitement repose sur une base légitime, le plus souvent le consentement éclairé ou le contrat avec le commanditaire.
• Limitation des finalités : les données ne servent qu'aux fins annoncées.
• Minimisation : seules les données nécessaires sont collectées ; les identifiants directs sont évités lorsqu'ils ne sont pas indispensables.
• Exactitude : les données sont vérifiées et corrigées selon les procédures de la section 3.
• Limitation de la conservation : les données ne sont pas conservées au-delà de ce qui est nécessaire (section 8).
• Sécurité : des mesures techniques et organisationnelles protègent les données contre la perte, l'accès non autorisé et la divulgation (section 7).
• Responsabilité : Axiom Santé documente ses traitements et peut démontrer le respect de ces principes.

6. Consentement éclairé et information

Avant toute collecte, chaque répondant reçoit, dans une langue qu'il comprend, une information claire sur : l'objet de l'étude et son commanditaire ; la nature des questions ; le caractère volontaire de la participation et le droit de refuser ou d'interrompre sans conséquence ; l'usage et la conservation des données ; les mesures de confidentialité ; le moyen de contacter Axiom Santé. Le consentement est recueilli par écrit ou enregistré dans le formulaire numérique. Pour les mineurs, l'assentiment de l'enfant s'ajoute au consentement du parent ou tuteur. Les photographies, enregistrements audio et coordonnées GPS des ménages font l'objet d'une mention spécifique. Lorsqu'un protocole requiert l'approbation d'un comité d'éthique, aucune collecte ne commence avant cette approbation.

7. Pseudonymisation, anonymisation et sécurité

Dès la fin de la collecte, les identifiants directs (noms, numéros de téléphone, adresses précises) sont séparés des réponses et remplacés par un code. La table de correspondance est conservée à part, avec un accès restreint. Tout jeu de données remis à un tiers ou publié est anonymisé : suppression des identifiants directs, agrégation ou décalage des coordonnées GPS et contrôle des combinaisons de variables permettant de réidentifier une personne dans les petites populations.

Les mesures de sécurité sont proportionnées à la taille du cabinet et à la sensibilité des données :

• ordinateurs, téléphones et tablettes de collecte chiffrés et protégés par un code ; formulaires de collecte chiffrés ; données supprimées des tablettes après transfert vérifié ;
• mots de passe robustes et uniques, et authentification à deux facteurs sur tous les comptes professionnels ;
• accès accordé selon le besoin d'en connaître et retiré à la fin de la mission ;
• stockage dans un espace infonuagique professionnel chiffré, jamais sur une clé USB ou un disque non chiffré ;
• interdiction de faire transiter des données personnelles par une messagerie personnelle ou de les saisir dans un outil d'intelligence artificielle public ;
• transfert uniquement par lien sécurisé à accès contrôlé ou par fichier chiffré, le mot de passe étant communiqué par un autre canal.

8. Conservation, propriété et partage

Propriété. Sauf stipulation contraire du contrat, les données collectées dans le cadre d'une mission appartiennent au commanditaire. Axiom Santé n'en fait aucun autre usage, y compris pour des publications, sans son accord écrit.

Conservation et destruction. La durée de conservation est celle prévue au contrat. À défaut, les données contenant des informations personnelles sont restituées au commanditaire ou détruites de façon sécurisée au plus tard douze mois après l'acceptation du rapport final, avec attestation sur demande. Les tables de correspondance sont détruites en premier. Les livrables et les documents administratifs et financiers sont archivés pendant la durée exigée par le contrat ou par la loi.

Partage. Aucune donnée de mission n'est communiquée à un tiers sans l'autorisation du commanditaire. Tout sous-traitant ou expert ayant accès à des données personnelles est lié par une clause de confidentialité et par la présente politique.

9. Violations de données

Une violation de données est toute perte, divulgation, modification ou accès non autorisé, avéré ou suspecté (par exemple une tablette volée ou un fichier envoyé au mauvais destinataire). Toute personne qui en a connaissance alerte immédiatement la Direction. La Direction :

1. contient l'incident (blocage des comptes, effacement à distance, révocation des liens) ;
2. évalue les données concernées et le risque pour les personnes ;
3. notifie le commanditaire dans un délai de 72 heures après en avoir pris connaissance, ainsi que l'autorité compétente lorsque la loi l'exige ;
4. informe les personnes concernées lorsque le risque est élevé, en accord avec le commanditaire ;
5. consigne l'incident, ses causes et les mesures prises dans un registre des violations.

10. Droits des personnes concernées

Toute personne dont Axiom Santé traite les données peut demander à y accéder, à les faire rectifier ou à les faire supprimer, en écrivant à info@axiomsante.org. Axiom Santé répond dans un délai d'un mois. Lorsque les données appartiennent à un commanditaire, la demande est traitée en concertation avec lui. Une suppression peut être impossible lorsque les données ont été anonymisées, puisque la personne ne peut plus être identifiée.

11. Responsabilités et révision

• La Direction est responsable de l'application de la politique, désigne pour chaque mission un responsable de la qualité et des données, organise la revue par les pairs, tient le registre des violations et approuve toute dérogation.
• Le responsable de mission applique le plan d'assurance qualité, contrôle les accès et veille à la conservation et à la destruction des données.
• Chaque contributeur signe la présente politique avant sa mission, la respecte et signale tout incident.

Tout manquement peut entraîner des mesures disciplinaires ou la fin de la collaboration. La politique est revue chaque année par la Direction, et plus tôt si la réglementation ou les exigences des commanditaires évoluent.

12. Signalement et contact

Les questions, demandes d'exercice de droits et signalements de manquement à cette politique sont adressés à info@axiomsante.org. Pour un signalement, indiquez en objet « CONFIDENTIEL : Signalement » : le message est traité uniquement par la Direction, et l'anonymat est possible. Voir aussi la politique PEAS.